WhatsApp Site Management — Beta Tester Guide WhatsApp Werf Bestuur — Beta Toets Gids
👋
Welcome to myWerf Beta Welkom by myWerf Beta
Thank you for testing — your feedback shapes the product Dankie dat jy toets — jou terugvoer vorm die produk

myWerf is a WhatsApp assistant for construction sites. No app to download — it runs entirely in WhatsApp. Contractors set up jobs and get daily reports. Foremen check in each morning and close out each afternoon. myWerf is 'n WhatsApp-assistent vir konstruksiewerwe. Geen app om af te laai nie — alles gebeur reg hier op WhatsApp. Kontrakteurs stel jobs op en kry daaglikse verslae. Voormannen skakel elke môre in en sluit elke middag af.

📱 myWerf WhatsApp NumbermyWerf WhatsApp-nommer +1 (555) 636-2459
Save this number in your contacts before you start. Stoor hierdie nommer in jou kontakte voordat jy begin.
🌐 English & AfrikaansEngels & Afrikaans The bot detects your language and responds in kind throughout your session. Die bot herken jou taal en antwoord dieselfde deur jou hele sessie.

Choose your role: Kies jou rol:

🏗️
Setting Up Your Site Stel Jou Werf Op
One-time setup — takes about 3 minutes Eenmalige opstelling — neem ongeveer 3 minute
  • 1
    Start setupBegin opstelling
    Message myWerf: register Stuur aan myWerf: registreer
  • 2
    Choose languageKies taal
    Reply 1 English  |  2 Afrikaans Antwoord 1 Engels  |  2 Afrikaans
  • 3
    Confirm your roleBevestig jou rol
    Reply 1 — I am the contractor Antwoord 1 — Ek is die kontrakteur
  • 4
    Your nameJou naam
    Type your name — used in greetings and reports Tik jou naam in — gebruik in groete en verslae
  • 5
    Site name & typeWerfnaam & tipe
    Name or address of the site, then pick the construction type:
    1 Residential  2 Commercial  3 Renovation  4 Other     Naam of adres van die werf, dan kies die konstruksietipe:
    1 Woonhuis  2 Kommersieel  3 Renovasie  4 Ander
  • 6
    Expected durationVerwagte tydsduur
    Pick from the numbered options Kies uit die genommerde opsies
  • 7
    Materials listMaterialelys
    Send your full project materials list. You can:
    📸 Photo of a written list
    📄 PDF or Excel/CSV file
    ✏️ Type it, e.g. Cement: 20 bags
    This becomes your live stock tracker — quantities update every afternoon.     Stuur jou volledige materialelys. Jy kan:
    📸 Foto van 'n geskrewe lys
    📄 PDF of Excel/CSV-lêer
    ✏️ Tik dit in, bv. Sement: 20 sakke
    Dit word jou lewendige voorraadopvolger — hoeveelhede word elke middag opgedateer.
  • 8
    ForemanVoorman
    Send their name and WhatsApp number:
    Pieter — +27821234567
    Or type I am the foreman if that's you.     Stuur sy naam en WhatsApp-nommer:
    Pieter — +27821234567
    Of tik ek is die voorman as dit jy is.
  • 9
    Supplier (optional)Verskaffer (opsioneel)
    Supplier name and contact for low-stock alerts, or type skip Verskaffer se naam en kontaknommer vir lae-voorraad-waarskuwings, of tik oorgaan
  • 10
    Alert preferencesWaarskuwingsvoorkeure
    Choose what triggers a notification — type 4 for all Kies wat 'n kennisgewing stuur — tik 4 vir alles
  • 11
    Daily email report (optional)Daaglikse e-posverslag (opsioneel)
    Send your email address for a nightly formatted report with stock levels, or type skip Stuur jou e-posadres vir 'n aandverslag met voorraadvlakke, of tik oorgaan
📅
Your Daily Routine Jou Daaglikse Roetine
Everything arrives automatically Alles kom outomaties aan
07:00
Morning report lands in your WhatsApp Oggendverslag kom in jou WhatsApp
As soon as your foreman finishes their check-in you receive: crew count, today's construction stage, the day's plan, and which materials are scheduled. Sodra jou voorman sy inskakel klaarmaak, kry jy: spangrootte, vandag se boustadium, die dag se plan, en watter materiale gebruik word.
Any timeEnige tyd
Check stock levels on demand Kyk voorraadvlakke wanneer jy wil
Type stock for a live snapshot of all materials — how much is left vs. how much was planned. Tik voorraad vir 'n lewendige oorsig van alle materiale — hoeveel is oor teenoor hoeveel beplan was.
17:00
End-of-day report + stock update Dag-eindslagverslag + voorraadopdatering
After the foreman finishes: what was done, materials consumed, issues, tomorrow's needs. Stock quantities in the sheet are updated automatically. Nadat die voorman klaar is: wat gedoen is, materiale gebruik, probleme, môre se behoeftes. Voorraad in die lêer word outomaties opgedateer.
ImmediateOnmiddellik
Low-stock alert (when triggered) Lae-voorraad-waarskuwing (as dit afskiet)
If any material drops below 25% of its total quantity, you receive a separate WhatsApp alert straight away. As enige materiaal onder 25% van sy totale hoeveelheid sak, kry jy dadelik 'n aparte WhatsApp-waarskuwing.
📧 Daily Email ReportDaaglikse E-posverslag If you added your email during setup, you receive a formatted HTML report each evening — crew count, progress, colour-coded stock table, and any alerts. As jy jou e-pos tydens opstelling bygevoeg het, kry jy elke aand 'n opgemaakte HTML-verslag — spangrootte, vordering, kleurgecodeerde voorraadtabel, en enige waarskuwings.
📲
What Your Reports Look Like Hoe Jou Verslae Lyk
Both reports arrive as WhatsApp messages Albei verslae kom as WhatsApp-boodskappe

Morning report (arrives ~07:15) Oggendverslag (kom ~07:15 aan)

End-of-day report (arrives ~17:20) Dag-eindverslag (kom ~17:20 aan)

⌨️
Commands You Can Use Anytime Opdragte Wat Jy Enige Tyd Kan Gebruik
CommandOpdrag What it doesWat dit doen
register / registreer Set up a new job siteStel 'n nuwe werf op
stock / voorraad Live snapshot of all materials — remaining vs. plannedLewendige oorsig van alle materiale — oor teenoor beplan
help / hulp Show all available optionsWys al die beskikbare opsies
cancel / kanselleer Cancel the current actionKanselleer die huidige aksie
📦 Stock command exampleVoorraad-opdrag voorbeeld Type stock and receive:
✅ Cement: 16 / 20 bags (80%)
⚠️ Bricks: 800 / 5 000 units (16%)
✅ Sand: 2.5 / 3 m³ (83%) Tik voorraad en ontvang:
✅ Sement: 16 / 20 sakke (80%)
⚠️ Stene: 800 / 5 000 stuks (16%)
✅ Sand: 2.5 / 3 m³ (83%)
👷
Your Role on myWerf Jou Rol op myWerf
No setup needed — your contractor adds you Geen opstelling nodig nie — jou kontrakteur voeg jou by

Your contractor gives myWerf your WhatsApp number when they set up the job. You'll receive a welcome message, then check-ins start automatically every day. No app, no login — everything happens right here in WhatsApp. Jou kontrakteur gee myWerf jou WhatsApp-nommer wanneer hulle die job opstel. Jy kry 'n welkomsboodskap, dan begin inskakel elke dag outomaties. Geen app, geen wagwoord — alles gebeur reg hier op WhatsApp.

⚠️ Do this firstDoen dit eers Save +1 (555) 636-2459 in your phone contacts as myWerf. If it's not saved, WhatsApp may hide the messages. Stoor +1 (555) 636-2459 in jou kontakte as myWerf. As dit nie gestoor is nie, kan WhatsApp die boodskappe wegsteek.
🌅
Morning Check-In (07:00) Oggend-Inskakel (07:00)
4 quick questions — takes about 3 minutes 4 vinnige vrae — neem ongeveer 3 minute
  • 1
    How many workers on site? Hoeveel manne is op die werf?
    Just the number, e.g. 8 Net die nommer, bv. 8
  • 2
    What construction stage are you at? Watter boustadium is julle op?
    The bot shows a numbered list based on your job type — e.g. for a residential job: Foundation, Walls, Roof Structure, Plastering… Pick the number that matches today. Die bot wys 'n genommerde lys gebaseer op jou jobtipe — bv. vir 'n woonhuis: Fondament, Mure, Dakstruktuur, Pleisterwerk… Kies die nommer wat vandag pas.
  • 3
    What's the plan for today? Wat is die plan vir vandag?
    Describe in your own words what needs to be done, e.g. Laying east and north walls to window height Beskryf in jou eie woorde wat gedoen moet word, bv. Lê oos- en noordmure tot vensterhoogte
  • 4
    Which materials are you using today? Watter materiale gebruik julle vandag?
    The bot shows your project materials list numbered. Reply with the numbers of what you'll use, e.g. 1,2,3 or type all.

    Your contractor is notified immediately when you submit.     Die bot wys jou projekmaterialelys genommer. Antwoord met die nommers van wat jy gebruik, bv. 1,2,3 of tik alles.

    Jou kontrakteur word onmiddellik ingelig wanneer jy stuur.
📸 Photos welcome, never requiredFoto's welkom, nooit verplig nie You can send a site photo at any point — it's saved as a visual reference for your contractor. The bot won't stop and wait for one. Jy kan 'n werffoto op enige punt stuur — dit word as 'n visuele verwysing vir jou kontrakteur gestoor. Die bot sal nie stop en wag vir een nie.
🌇
Afternoon Report (17:00) Middagverslag (17:00)
4 questions — takes about 2 minutes 4 vrae — neem ongeveer 2 minute
  • 1
    What did you accomplish today? Wat het julle vandag klaargemak?
    Describe what was done — how far you got, what was completed Beskryf wat gedoen is — hoe ver julle gekom het, wat klaar is
  • 2
    Materials used — how much of each? Materiale gebruik — hoeveel van elk?
    The bot shows the materials list with remaining quantities. Reply with amounts used, e.g. 1: 4 2: 200 3: 0.5
    Type none if nothing was used.

    These quantities automatically update the live stock tracker.     Die bot wys die materialelys met oorblywende hoeveelhede. Antwoord met hoeveelhede gebruik, bv. 1: 4 2: 200 3: 0.5
    Tik geen as niks gebruik is nie.

    Hierdie hoeveelhede dateer outomaties die lewendige voorraadopvolger op.
  • 3
    Any problems or delays? Enige probleme of vertragings?
    Mention issues, safety concerns, or anything the contractor needs to know. Type none if all good. Noem probleme, veiligheidskwessies, of enigiets wat die kontrakteur moet weet. Tik geen as alles goed is.
  • 4
    What do you need for tomorrow? Wat benodig julle vir môre?
    Materials, equipment, or instructions for the next day's work Materiale, gereedskap, of instruksies vir môre se werk
✅ Your contractor gets everything automaticallyJou kontrakteur kry alles outomaties A full report lands in their WhatsApp and email (if set up) — including updated stock levels. You don't need to call or follow up. 'n Volledige verslag gaan na hulle WhatsApp en e-pos (as dit opgestel is) — insluitend opgedateerde voorraadvlakke. Jy hoef nie te bel of op te volg nie.
⌨️
Commands You Can Use Anytime Opdragte Wat Jy Enige Tyd Kan Gebruik
CommandOpdrag What it doesWat dit doen
stock / voorraad Check current material quantities on your siteKyk huidige hoeveelhede materiale op jou werf
help / hulp Show available optionsWys beskikbare opsies
cancel / kanselleer Cancel whatever you're busy with and start freshKanselleer waarmee jy besig is en begin oor
🛠️
Troubleshooting & FAQ Probleemoplossing & Vrae
Most issues are solved in one step Die meeste probleme word in een stap opgelos
🚫 The bot stopped responding mid-conversationDie bot het opgehou antwoord gee tydens 'n gesprek Type cancel and start again. This resets your session. If it keeps happening, let us know what you last sent. Tik kanselleer en begin oor. Dit herlaai jou sessie. As dit aanhou, laat weet ons wat jy laas gestuur het.
🕐 I missed the 07:00 or 17:00 check-inEk het die 07:00 of 17:00 inskakel gemis You'll get the next one automatically. The bot won't chase you if you don't respond — it just waits for the next scheduled time. If you want to report anyway, let your contractor know directly. Jy kry die volgende een outomaties. Die bot sal jou nie agternasit as jy nie antwoord nie — dit wag net vir die volgende geskeduleerde tyd. As jy tog wil rapporteer, laat jou kontrakteur direk weet.
📷 I sent a photo but nothing happenedEk het 'n foto gestuur maar niks het gebeur nie Photos are accepted at any point during the morning check-in and saved as site reference — the bot won't stop and wait for one. During onboarding, a photo of your materials list will be read automatically by AI. During other steps, photos are acknowledged and stored. Foto's word op enige punt tydens die oggend-inskakel aanvaar en gestoor — die bot sal nie stop en wag vir een nie. Tydens opstelling word 'n foto van jou materialelys outomaties deur KI gelees. Tydens ander stappe word foto's bevestig en gestoor.
🌐 I typed something and it triggered the wrong commandEk het iets getik en dit het die verkeerde opdrag gegee Commands like cancel, help, and stock only fire when that word is the main intent of your message — so "plan is to stop plastering" will not cancel your session. If something unexpected happened, type cancel to reset. Opdragte soos kanselleer, hulp, en voorraad skiet net af as die woord die hoofdoel van jou boodskap is — so "plan is om die pleisterwerk te stop" sal nie jou sessie kanselleer nie. As iets onverwags gebeur het, tik kanselleer om te herlaai.
🇿🇦 The bot responded in the wrong languageDie bot het in die verkeerde taal geantwoord myWerf detects your language automatically and saves your preference. If it gets it wrong, just reply in your preferred language and it will adjust. Your preference is remembered across sessions. myWerf herken jou taal outomaties en stoor jou voorkeur. As dit verkeerd is, antwoord net in jou voorkeurtaal en dit sal aanpas. Jou voorkeur word oor sessies onthou.
✅ How do I check stock levels right now?Hoe kyk ek nou na voorraadvlakke? Type stock (contractors or foremen) and you'll get a live snapshot showing how much of each material is left vs. what was planned, with colour-coded status. Tik voorraad (kontrakteurs of voormannen) en jy kry 'n lewendige oorsig wat wys hoeveel van elke materiaal oor is teenoor wat beplan was, met kleurstatus.
📨 My contractor isn't receiving reportsMy kontrakteur kry nie verslae nie Check that their WhatsApp number was saved correctly during setup (with the country code, e.g. +27). They also need to save myWerf in their contacts. If they still aren't receiving messages, contact us — they may need to be added to the approved list during beta. Kyk of hul WhatsApp-nommer tydens opstelling korrek gestoor is (met die landkode, bv. +27). Hulle moet ook myWerf in hul kontakte stoor. As hulle steeds nie boodskappe ontvang nie, kontak ons — hulle moet dalk tydens beta by die goedgekeurde lys gevoeg word.
💳 Can I have more than one job site?Kan ek meer as een werf hê? Yes — type register to set up another site. Each site has its own foreman, materials list, and reports. During beta, contact us if you need to manage multiple active sites. Ja — tik registreer om nog 'n werf op te stel. Elke werf het sy eie voorman, materialelys en verslae. Tydens beta, kontak ons as jy verskeie aktiewe werwe moet bestuur.
🐛
You're a Beta Tester — Your Feedback Matters Jy is 'n Beta Toetser — Jou Terugvoer Maak 'n Verskil
Help us find what's broken before we launch Help ons om te vind wat gebreek is voor ons bekendmaak
📬 Send feedback toStuur terugvoer na Email: ettienne@omnicare.com
Or WhatsApp Ettienne directly — he's available throughout the beta. E-pos: ettienne@omnicare.com
Of WhatsApp Ettienne direk — hy is beskikbaar deur die beta.
⚠️ Beta limitationsBeta beperkings The WhatsApp number is currently a test number — only approved testers can receive messages. Expense logging and supplier ordering are not yet built. Your data is private and stored securely in South Africa. Die WhatsApp-nommer is tans 'n toetsnommer — slegs goedgekeurde toetsers kan boodskappe ontvang. Uitgawe-aanmelding en verskafferbestelling is nog nie gebou nie. Jou data is privaat en veilig gestoor in Suid-Afrika.
⚡
Quick Reference — Save or Screenshot This Vinnige Verwysing — Stoor of Skermkiekie Dit
CommandOpdrag WhoWie What it doesWat dit doen
register / registreer ContractorKontrakteur Set up a new siteStel nuwe werf op
stock / voorraad AnyoneEnigeen Live stock snapshot with ✅ ⚠️ 🔴 statusLewendige voorraad met ✅ ⚠️ 🔴 status
help / hulp AnyoneEnigeen Show available optionsWys beskikbare opsies
cancel / kanselleer AnyoneEnigeen Reset your session if stuckHerlaai jou sessie as jy vas sit
none / geen ForemanVoorman Skip a step (issues, materials, tomorrow)Slaan 'n stap oor (probleme, materiale, môre)
📱 Stock status keyVoorraadstatus sleutel ✅ Above 25%  |  ⚠️ Below 25% — order soon  |  🔴 Below 10% — critical, order now ✅ Bo 25%  |  ⚠️ Onder 25% — bestel gou  |  🔴 Onder 10% — krities, bestel nou
▶ Try the interactive demo
myWerf · Powered by OmniCare Africa · mywerf.co.za